کسب موفقیت به توانایی فرد در برقراری ارتباط موثر بستگی دارد. برای رسیدن به موفقیت باید هنر برقراری ارتباط موثر را داشته باشیم. یکی ویژگی‌های افراد موفق مهارت و توانایی آنها دربرقراری ارتباط با دیگران است. ارتباط غیرمؤثر باعث کاهش همکاری و هماهنگی، کاهش بازدهی، تنش‌های درونی، شایعات و بدگویی، افزایش ترک کار و غیبت از کار می‌شود. در این مطلب می‌توانید ۱۰ نکته در برقراری ارتباط موثر را بخوانید.

حال چطور می‌توانید ارتباطی خوب، روشن و موثر برقرار کنید؟

1- ارتباط رو در رو برقرار کنید

بیشتر به ارتباط رو در رو و حضوری با همکاران و مقامات مافوق روی بیاورید و روی انتقال پیام از طریق تابلو اعلانات، یادداشت، ایمیل یا هر شکل ارتباطی نوشتاری دیگر تکیه نکنید. در مکالمه ی رودر رو، اعتماد بهتر و سریع تر ایجاد می ‌شود.

2- شنونده خوبی باشید

درحالی که به نظر می‌رسد گوش دادن به دیگران بسیار ساده است، اما اگر شنونده فن گوش دادن را نتواند به درستی به‌کار ببندد ارتباط دچار مشکل می‌شود. رمز یک ارتباط موفق، شنونده‌ی خوبی بودن است. هنگامی که دیگران صحبت می‌کنند به آن ها احترام بگذارید، حرف‌شان را قطع نکنید و فرصت بدهید تا منظور خود را بیان کنند، آن چه را می‌گویند خلاصه و تکرار کنید، هنگامی که هنوز فرد در حال صحبت کردن است پاسخ های‌تان را آماده نکنید، ایمیل تان را چک نکنید یا برگه های کاغذ کارتان را زیر رو نکنید و سعی کنید به چشمان طرف مقابل نگاه کنید.

به خاطر داشته باشید تا زمانی که شما به جای تمرکز و دقت در سخنان دیگران به افکار درونی خود گوش می‌دهید، قادر نخواهید بود شنونده خوبی باشد.

3- واضح و روشن صحبت کنید

واضح و روشن صحبت کنید و از عبارت‌های مناسب استفاده کنید، اگر گفته‌هایتان مشکل باشد، ممکن است دیگران منظورتان را اشتباه برداشت کنند. به خصوص درباره‌ی انتظارات و طرز فکر و گفته‌های افراد را با بیان متفاوتی دوباره بازگو کنید، این کار نه تنها به آن‌ها اطمینان می‌دهد که حرف‌های شان را فهمیده‌اید، بلکه نشانه‌ی اهمیت دادن بیشتر به مطالبی است که گفته‌اند.

4- صریح و صادق بودن

صراحت و صادق بودن فرایندی است که در ارتباطات انسانی به شکل نامحسوس اما بسیار موثر نقش بازی می‌کند. تاکید می‌شود این فرآیند قابل دیدن یا شیندن نمی‌باشد. بلکه دو طرف درگیر ارتباط، آن را حس می‌کنند. اگر ارتباطی فاقد صراحت و صداقت باشد، بدون شک، یا قطع خواهد شد و یا به شکل مخدوش، مبهم و ناسالم ادامه می‌یابد. اگر نتوانیم یا نخواهیم منظور خود را با صراحت بیان نماییم طرف مقابل به اشتباه می‌افتد و به حدس و گمان متوسل می‌شود و از واقعیت دور می‌گردد.

به خاطر داشته باشیم ابهام و عدم صداقت در ارتباطات انسانی سرمنشاء بسیاری از مسائل و مشکلات در ارتباطات فردی است.

5- واکنش نشان دهید و واکنش دیگران را هم درک کنید

هر کسی احتیاج دارد که بداند چه موقع کار را خوب انجام داده است و چه موقع احتیاج به بهبود آن دارد. به شخص باز خورد بدهید و همیشه به کار انجام شده انتقاد کنید نه به خود شخصی، اگر عصبانی هستید، قبل از سخن گفتن لحظه‌ای سکوت کنید.

6- حفظ آرامش و احترام به طرف مقابل

ما اغلب در ارتباطات خود با دیگران درصدد ارزیابی آنها برمی‌آییم و گاه فکر می‌کنیم یا باید نظرات و احساسات آنها را رد کنیم و یا به نوعی (مستقیم و غیرمستقیم) نظرات و احساسات خودمات را به آنها تحمیل نماییم. ارتباطاتی که بر پایه این روش شکل می‌گیرد  غالباً تداوم نمی‌یابد و هر دو طرف درگیر در ارتباط را دچار مشکل می‌سازد. ما بدین دلیل با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنیم تا از طریق آن به حل مسائل و مشکلات، رفع تضادها و تعارضات، رد و بدل کردن اطلاعات ، درک بهتر خود و رفع نیازهای اجتماعی دست یابیم، در روابطی که ( ارزیابی دیگران ) عنصر اصلی آن می‌باشد نه تنها اهداف مذکور تحقق نمی‌یابد، بلکه آرامش لازم در ارتباطات انسانی نیز از بین می‌رود. باید به خاطر داشته باشیم همه ما می‌خواهیم دیگران با نظرات ما موافقت کنند و یا حداقل به افکار و احساسات ما احترام بگذارند و آنها را تایید کنند، زیر عقاید و نظرات ما برای خودمات کاملاً اهمیت ندارند، اگر در ارتباط با دیگران این تصور پیش آید که به نظرات آنها احترام نمی‌گذاریم، ارتباط روند مناسب و هدفمند خود را طی نمی‌نماید.

در نظر گرفتن این نکته که اغلب مردم مانند ما فکر نمی‌کنند، احساس نمی‌کنند و به روش خود به دنیا نگاه می‌کنند بسیار اساسی است.

7- وقفه‌ای ایجاد کنید

در مذاکرات و ارتباطات طولانی سعی کنید وقفه‌ای ایجاد کنید، تا شماره ۱۰ بشمارید، قدم بزنید. هر کاری حس می‌کنید به شما آرامش می‌دهد، انجام دهید. سپس قبل از این که کاری بکنید، بنشینید و فکر کنید که چگونه می‌خواهید به موقعیت نگاه کنید.

8- مخالفت نمودن به شیوه مناسب

اگر بتوانیم بپذیریم که دیگران مانند ما نیستند آن وقت می‌توانیم به شیوه مناسب با نظرات و عقاید آنها که به نظر ما صحیح نیستند مخالفت کنیم. به عبارت دیگر بدون بحث و جدل مخرب که غالباً همراه با بلند کردن صدا، داد و فریاد، خشم و غضب است می‌توانیم به نتیجه مناسب دست یابیم. یکی از مناسب‌ترین شیوه‌ها برای مخالفت کردن با نظرات و عقاید دیگران روش خلع سلاح است. در این روش، فرد در سخنان طرف مقابل حقیقتی را پیدا می‌کند (حتی اگر با مجموعه سخنان او موافق نیست) و سپس در مقام موافقت و تایید آن حرف می‌زند. این روش بر طرف مقابل تاثیر آرام بخش عجیبی می‌گذارد.

ممکن است روش خلع سلاح را نپذیرد ولی جدل، بی فایده و همیشه بی‌سرانجام است، با این شیوه در واقع شما پیروز از بحث خارج می شوید و طرف مقابل نیز احساس پیروزی می کند و با آمادگی بیشتری به حرف‌های شما گوش‌می دهد.

مثال: همکار شما می‌گوید: اصلاً حرفهای تو را قبول ندارم! پاسخ شما: بله حق باتوست، ما همیشه نباید دربست و به صورت صددرصد حرف‌های دیگران را بپذیریم.

مخالفت نمودن به شیوه مناسب

باید به خاطر داشت که لحن پاسخ شما نیز مهم است. اگر پاسخ تحقیرآمیز باشد این روش اثر مطلوب را نخواهد داشت.

9- موثق و معتبر صحبت کنید

با حرف ها و عملکردهای تان ثابت کنید که به اصول رفتار حرفه‌ای متعهد هستید. این امور فضایی از اعتماد و رو راست بودن با دیگران را ایجاد می‌کند.

10- خودشناسی و افزایش آگاهی

شناسایی دنیای ذهنی دیگران، همدلی و همدردی کردن با آنها و یا به نتیجه رسیدن بحث‌های ما با دیگران نیازمند خودشناسی و تلاشی برای افزایش اطلاعات و آگاهی‌های خود جهت شناسایی دیگران و محیط زندگی است. آگاهی از نقاط قوت و ضعف، ترسها، امیال،‌ آرزوها و نیازهای خود و پذیرش صادقانه آنها، کمک می کند ویژگی‌ها و وخصوصیات دیگران را واقع بینانه‌تر ببینیم و آن ها را بپذیریم.

باید به خاطر داشت خودشناسی و افزایش آگاهی مستلزم صرف وقت، صبوری و تلاشی در جهت تغییر ویژگی‌های منفی خود است. برای خودشناسی و افزایش آگاهی می‌توانید از افراد متخصص نظیر روانشناسان و مشاوران کمک بگیرید.